11 Tips Perjalanan Dinas ke Luar Kota

Apakah kamu sering melakukan perjalanan dinas ke luar kota? Terkadang, perjalanan dinas bisa menjadi momen yang memerlukan persiapan banyak. Tetapi jangan khawatir, Baller punya beberapa tips yang bisa membuat perjalanan dinasmu lebih menyenangkan dan lancar.

Di antara salah satu tips yang akan dijelaskan pada uraian di bawah ini, yang paling penting adalah melakukan rencana perjalanan yang sangat matang. Untuk rencana dan persiapan perjalanan bisnis harus memprioritaskan produktivitas dan menjaga level stres serendah mungkin.

Apalagi Ballers memiliki rencana liburan atau berkeliling kota setelah pekerjaan yang kamu lakukan selesai. Kalau begitu, sangat penting untuk kamu tahu berbagai tips perjalanan dinas ke luar kota yang akan dibahas lebih lanjut di bawah ini. Namun sebelum itu, pahami terlebih dahulu apa itu perjalanan dinas dan jenisnya. 

Apa itu Perjalanan Dinas?

Perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh seorang karyawan dari suatu organisasi atau perusahaan untuk tujuan pekerjaan atau bisnis tertentu. Jenis-jenis perjalanan dinas biasanya terbagi menjadi tiga kategori. Apa saja itu? Yuk simak berikut ini. 

1. Perjalanan Dinas Dalam Kota

Perjalanan dinas dalam kota yaitu perjalanan yang dilakukan ke tempat lain di dalam kota atau wilayah yang sama dengan kantor pusatnya. Contoh perjalanan ini bisa termasuk menghadiri pertemuan dengan klien atau rekan kerja, mengambil dokumen penting, atau mengunjungi cabang perusahaan lain.

2. Perjalanan Dinas Luar Kota

Perjalanan dinas luar kota biasanya dilakukan dengan bepergian ke kota atau wilayah lain yang berbeda dari lokasi kantor pusatnya. Perjalanan ini mungkin dilakukan untuk mengikuti seminar, pelatihan, atau konferensi, bertemu dengan mitra bisnis, atau melakukan survei lapangan.

3. Perjalanan Dinas Luar Negeri

Perjalanan dinas luar negeri terjadi ketika seorang karyawan atau pegawai negeri harus melakukan perjalanan ke negara lain untuk tujuan pekerjaan atau bisnis. Contohnya bisa berupa negosiasi kontrak dengan mitra internasional, menghadiri konferensi internasional, atau membuka cabang perusahaan di luar negeri.

Baca Juga : Ketahui Jenis-jenis Visa dan Masa Berlakunya

Apakah Perjalanan Dinas Memerlukan Surat?

Pada umumnya, perjalanan dinas memerlukan surat atau dokumen tertentu yang menegaskan keperluan perjalanan tersebut dan memberikan otorisasi kepada karyawan untuk melakukan perjalanan dinas. Surat ini biasanya dikeluarkan oleh atasan atau pihak yang berwenang di dalam perusahaan atau organisasi. Surat untuk perjalanan dinas berfungsi untuk beberapa tujuan, beberapa di antaranya akan diuraikan di bawah ini. 

1. Otorisasi Perjalanan

Surat perjalanan dinas sangat penting untuk memberikan otorisasi atau izin resmi kepada karyawan yang akan melakukan perjalanan dinas dengan tujuan dan tanggal tertentu. Surat ini berfungsi sebagai dokumen legitimasi yang menegaskan bahwa perjalanan tersebut adalah bagian dari tanggung jawab pekerjaan dan telah mendapatkan persetujuan dari atasan atau pihak yang berwenang di perusahaan atau organisasi.

2. Tujuan dan Rincian Perjalanan

Surat perjalanan dinas biasanya mencantumkan tujuan perjalanan, jadwal, dan tempat-tempat yang akan dikunjungi selama perjalanan baik perjalanan dinas dalam negeri ataupun luar negeri. Bila Ballers melakukan perjalanan dinas ke luar negeri yang cukup lama, beberapa negara memerlukan informasi tersebut untuk memastikan kamu baik-baik saja di negara tersebut. 

3. Anggaran dan Pengeluaran

Surat perjalanan dinas juga berisi informasi tentang anggaran dan batas biaya yang dapat dikeluarkan selama perjalanan tersebut. Hal ini bertujuan untuk memberikan panduan mengenai pengeluaran yang diizinkan agar karyawan tersebut dapat melakukan perjalanan dinas dengan bijaksana sesuai dengan kebijakan perusahaan.

4. Informasi Kontak Darurat

Surat perjalanan dinas juga kadang-kadang mencantumkan informasi kontak darurat atau pihak yang dapat dihubungi dalam keadaan mendesak selama perjalanan. Hal ini penting untuk memastikan keselamatan dan keamanan pegawai atau karyawan yang melakukan perjalanan dinas, sehingga apabila terjadi situasi darurat, pihak yang relevan dapat dihubungi dengan segera untuk memberikan bantuan yang diperlukan.

Baca Juga : Jenis-jenis Koper yang Sering Dipakai para Travellers

Biaya Perjalanan Dinas 

Biaya perjalanan dinas ini bervariasi tergantung pada tujuan, durasi perjalanan, dan kebijakan perusahaan atau organisasi. Supaya Ballers bisa memperkirakan biaya perjalanan dinas tersebut, yuk simak contohnya berikut ini. 

1. Biaya Perjalanan Dinas Dalam Kota

Untuk perjalanan dinas dalam kota, total biaya yang mungkin akan kamu keluarkan yaitu sekitar Rp1.250.000 untuk 2 hari 1 malam. Ada pun untuk rinciannya sebagai berikut:

• Transportasi dalam kota (taksi atau transportasi umum): Rp50.000

• Akomodasi (biaya penginapan atau hotel): Rp600.000 (1 malam)

• Makanan dan minuman: Rp200.000 (2 hari)

• Transportasi lokal: Rp100.000

• Biaya rapat atau konferensi: Rp300.000

2. Biaya Perjalanan Dinas Luar Kota

Sementara itu, perjalanan dinas ke luar kota memerlukan tiket pesawat atau kereta api. Jika diperkirakan, Ballers memerlukan biaya sekitar Rp3.900.000 untuk 3 hari 2 malam dengan rincian sebagai berikut:

• Tiket pesawat atau kereta api: Rp1.500.000 (PP)

• Akomodasi (hotel atau penginapan): Rp1.200.000 (2 malam)

• Makanan dan minuman: Rp400.000 (3 hari)

• Transportasi lokal: Rp300.000

• Biaya rapat atau konferensi: Rp500.000

3. Biaya Perjalanan Dinas Luar Negeri

Apabila Ballers akan melakukan perjalanan dinas ke luar negeri selama 4 hari 3 malam, perkiraan biaya yang kamu perlukan yaitu Rp12.800.000. Untuk rinciannya dapat kamu simak berikut ini. 

• Tiket pesawat internasional: Rp5.000.000 (PP)

• Visa dan biaya paspor: Rp2.000.000

• Akomodasi (hotel atau penginapan): Rp2.500.000 (4 malam)

• Makanan dan minuman: Rp800.000 (5 hari)

• Transportasi lokal: Rp1.000.000

• Biaya rapat atau konferensi: Rp1.500.000

Perlu Ballers ingat bahwa contoh biaya perjalanan di atas hanya merupakan perkiraan biaya. Untuk angka sebenarnya bervariasi tergantung pada faktor-faktor seperti tujuan, tingkat akomodasi, dan durasi perjalanan. Dan apabila Ballers ingin lebih memahami bagaimana pengaturan keuangan perjalanan dinas jabatan dalam negeri ataupun luar negeri, kamu bisa cek secara resmi mengenai peraturan Menteri Keuangan yang telah dikeluarkan untuk pegawai negeri dan pegawai BUMN/BUMD. Peraturan tersebut berisikan tentang pengaturan pelaksanaan perjalanan dinas yang dilakukan oleh pejabat negara dan pegawai negeri sipil.

Baca Juga : 10 Tips Traveling Sendiri untuk Wanita Agar Tetap Nyaman

12 Tips Perjalanan Dinas ke Luar Kota

Buat Ballers yang sering melakukan perjalanan dinas, pasti kamu tahu betapa menantangnya mengatur segala persiapannya. Perjalanan dinas bisa menjadi momen yang seru dan memberikan pengalaman baru, tetapi juga memerlukan perencanaan yang matang agar berjalan lancar. Nah, jangan khawatir, di bawah ini terdapat beberapa tips perjalanan dinas ke luar kota yang bisa kamu implementasikan.

1. Rencanakan dengan Baik

Sebelum memulai perjalanan dinas, pastikan kamu sudah merencanakannya dengan baik. Tentukan tujuan perjalanan, lama waktu yang dibutuhkan, dan aktivitas yang akan kamu lakukan di sana. 

Jangan lupa untuk mempertimbangkan jadwal rapat atau pertemuan yang harus kamu ikuti agar tidak bentrok dengan jadwal perjalananmu. Membuat perencanaan ini merupakan hal penting yang tidak boleh Ballers lewatkan. Proses membuat rencana perjalanan ini disebut juga dengan itinerary. 

2. Pesan Tiket dan Akomodasi Lebih Awal

Jika kamu ingin perjalanan dinasmu berjalan lancar dan terhindar dari kekhawatiran kehabisan tiket atau kamar hotel, penting untuk memesan tiket transportasi dan akomodasi lebih awal. Kamu pun akan mendapatkan kepastian tempat yang kamu inginkan masih tersedia atau tidak. 

Selain itu, memesan lebih awal juga dapat membantumu mendapatkan harga yang lebih murah. Banyak maskapai penerbangan dan hotel menawarkan tarif diskon atau promo khusus bagi Ballers yang memesan jauh hari sebelumnya. Jadi, jangan tunda-tunda lagi, segera pesan tiket dan akomodasi perjalanan dinasmu sekarang juga.

3. Buat Daftar Peralatan Penting

Jangan lupa membuat daftar peralatan dan barang-barang penting yang perlu kamu bawa selama perjalanan dinas. Misalnya, laptop, charger, dokumen penting, dan pakaian yang sesuai dengan acara atau pertemuan yang akan kamu hadiri. Pastikan kamu mengecek daftar ini sebelum berangkat agar tidak ada yang terlupakan. Kamu bisa mencatat daftar peralatan penting ini di buku catatan atau ponsel kamu. 

4. Bawa Perlengkapan Kesehatan

Selama perjalanan dinas, kamu mungkin akan menghabiskan banyak waktu di luar ruangan atau di tempat-tempat yang tidak familier. Oleh karena itu, penting untuk membawa perlengkapan kesehatan seperti obat-obatan yang biasa kamu konsumsi, obat penurun demam, dan plester. 

Kamu tidak pernah tahu kapan kamu akan membutuhkannya. Namun, jika kamu telah melakukan persiapan dengan matang, hal-hal yang berkaitan dengan kesehatan bisa diatasi dengan segera bila sesuatu yang tidak diharapkan terjadi. 

5. Jaga Kesehatan dan Kebugaran

Perjalanan dinas seringkali membuatmu sibuk dan terkadang lupa menjaga kesehatan dan kebugaran. Padahal, kesehatan yang baik sangat penting agar kamu tetap dapat bekerja dengan maksimal dalam tugas dan tanggung jawabmu. 

Oleh karena itu, jangan lupakan kebutuhan dasar tubuhmu selama perjalanan dinas. Pastikan kamu tetap makan dengan baik, mengonsumsi makanan bergizi dan seimbang, serta menghindari makanan cepat saji yang tidak sehat. Jangan lupa juga untuk minum air yang cukup agar tubuhmu tetap terhidrasi dengan baik. 

Juga, jangan mengorbankan waktu istirahatmu. Usahakan untuk mendapatkan tidur yang cukup dan berkualitas agar tubuhmu tetap segar dan bugar. Ingat, kamu tidak ingin jatuh sakit di tengah-tengah pekerjaanmu, bukan? Jadi, jaga kesehatan dan kebugaranmu dengan baik selama perjalanan dinas.

6. Manfaatkan Teknologi

Manfaatkan teknologi untuk membuat perjalanan dinasmu lebih efisien. Di era digital seperti sekarang ini, Ballers memiliki akses ke berbagai aplikasi perjalanan yang dapat memudahkan kamu merencanakan dan mengorganisasi perjalanan. 

Gunakan aplikasi perjalanan seperti Google Maps untuk mencari rute terbaik dan menghindari kemacetan di jalan. Selain itu, ada juga aplikasi yang dapat membantu kamu mengatur jadwal perjalananmu dengan rapi, termasuk tiket pesawat, hotel, dan acara-acara penting lainnya.

Jangan lupa juga untuk memanfaatkan aplikasi kuliner atau review makanan untuk mencari tempat makan yang direkomendasikan di tempat tujuanmu. Saat kamu membaca ulasan dari pengguna lain, kamu bisa memilih tempat makan yang sesuai dengan selera dan preferensimu.

7. Kenali Transportasi Umum

Jika kamu tidak membawa kendaraan pribadi, mengenali transportasi umum di tempat tujuanmu merupakan langkah penting dalam perjalanan dinas. Sebelum berangkat, luangkan waktu untuk mencari tahu mengenai jadwal, rute, dan tarif transportasi umum yang tersedia di tempat tujuanmu. Informasi ini bisa kamu dapatkan melalui internet, aplikasi transportasi, ataupun dari peta transportasi yang disediakan oleh otoritas setempat.

8. Jaga Keamananmu

Keamanan diri dan barang bawaanmu sangat penting saat melakukan perjalanan dinas. Selalu waspada terhadap lingkungan sekitarmu, terutama di tempat yang tidak kamu kenal. Jangan biarkan barang berharga terlihat begitu saja dan hindari memperlihatkan tanda-tanda kekayaan yang mencolok. Gunakanlah kunci ganda atau brankas di hotel tempat kamu menginap untuk menjaga keamanan barang berharga atau dokumen penting yang kamu bawa.

9. Cek Kembali Jadwal Kegiatan dan Peralatan Dinas

Pastikan untuk cek kembali jadwal kegiatanmu dengan baik, untuk memastikan tidak ada waktu yang bentrok. Selanjutnya, jangan lupa untuk memastikan peralatan dan perlengkapan kerjamu sudah siap. Mulai dari laptop, charger, dan alat presentasi harus dalam kondisi prima. 

Siapkan juga dengan baik kelengkapan materi dinas atau materi meeting yang akan kamu presentasikan. Pastikan semuanya tersedia dengan mudah dan siap untuk dipresentasikan. Alhasil, perjalanan dinasmu akan lebih lancar dan menyenangkan. 

10. Jelajahi Tempat-tempat Menarik

Apabila kamu memiliki waktu luang setelah rapat atau pertemuan selesai, manfaatkan kesempatan itu untuk menjelajahi tempat-tempat menarik di sekitar tempat tujuanmu. Kamu bisa mencari informasi mengenai objek wisata, kuliner, atau kegiatan budaya yang bisa kamu kunjungi. Jangan lupa untuk mengabadikan momen-momen serumu dengan membawa kamera, lalu kamu bisa mengunggahnya di media sosial sebagai kenang-kenangan. 

11. Rencanakan Waktu Luang

Selain tugas dinas, luangkan waktu untuk bersantai atau menjelajahi tempat-tempat menarik di destinasi tersebut. Ini bisa menjadi kesempatan yang bagus untuk bersosialisasi dengan rekan-rekan kerja atau mengeksplorasi budaya dan keunikan tempat yang kamu kunjungi.

12. Mempersiapkan Materi Pekerjaan atau Presentasi

Pastikan kamu telah mempersiapkan dengan baik semua materi yang diperlukan untuk pekerjaan atau presentasi kamu selama perjalanan dinas. Periksa bahwa dokumen-dokumen, perangkat presentasi, dan materi terkait lainnya telah tersedia dan dalam kondisi baik. Ini akan membantu kamu tetap fokus pada tugas pekerjaan kamu tanpa stres mencari-cari materi yang hilang.

13. Pilih Jalur Perjalanan yang Singkat

Rencanakan rute perjalanan kamu dengan teliti. Pilih jalur yang paling efisien dan singkat menuju tujuan kamu, terutama jika waktu perjalanan kamu terbatas. Ini akan membantu kamu menghemat waktu perjalanan dan mengurangi potensi kelelahan akibat perjalanan yang panjang.

14. Pantau Cuaca

Cek perkiraan cuaca di tempat tujuan kamu sebelum berangkat. Ini akan membantu kamu menyiapkan pakaian dan perlengkapan sesuai dengan perkiraan cuaca. Selain itu, jika cuaca buruk diperkirakan, kamu bisa membuat rencana cadangan atau mengatur ulang perjalanan jika perlu.

15. Pilih Koper yang Sesuai

Hal lain yang tidak kalah penting dalam perjalanan dinas adalah memilih koper yang sesuai dengan kebutuhanmu. Koper yang tepat akan sangat membantu Ballers dalam menemani perjalanan dinasmu dengan nyaman. 

Pertama, pastikan kopermu cukup besar untuk menampung semua barang bawaanmu. Periksa juga kapasitas koper agar dapat memenuhi kebutuhanmu selama perjalanan, terutama jika perjalananmu membutuhkan pakaian dan perlengkapan tambahan.

Kedua, pilih koper yang ringan agar tidak memberatkanmu saat membawanya. Koper yang terlalu berat dapat membuatmu lelah dan mengganggu mobilitasmu. Pilih bahan koper yang ringan dan tahan lama, seperti aluminium yang kuat untuk memastikan kopermu tetap kuat dan ringan di tanganmu.

Perhatikan juga kualitas dan kekuatan koper yang akan kamu pilih. Koper yang berkualitas baik akan melindungi barang bawaanmu dengan baik. Periksa kekuatan handle dan roda pada koper untuk memastikan dapat bertahan dalam penggunaan yang sering dan berbagai kondisi perjalanan.

Nah, kamu bisa mendapatkan koper dengan spesifikasi dan kualitas demikian hanya di Baller. Kamu bisa menggunakan koper Carry-On Aluminium 20 inch bila kamu melakukan perjalanan dinas ke luar kota selama 2-3 hari. Koper ini juga menyediakan kompartemen laptop hingga 16 inch, cocok untuk kamu yang ingin melakukan perjalanan dinas ke luar kota.

Mengenai keamanan, Ballers tidak perlu khawatir, karena tersedia kunci kombinasi ganda TSA yang telah teruji. Koper ini juga dibekali dengan 4 roda ganda yang dapat berputar 360 derajat, sehingga memberikan kemudahan kepada Ballers yang memiliki perjalanan dinas dengan mobilitas yang sangat tinggi.

Untuk aktivitas sehari-hari Ballers yang fleksibel dan dinamis, koleksi tas All-Day backpack yang cocok untuk kamu! Ada kompartemen laptop hingga 15 inch, bahan nilon lembut premium yang tahan air, dan trolley sleeve di koper kamu untuk bawaan lebih praktis dan mudah.

Jadi, tunggu apalagi? Kunjungi Baller sekarang juga dan dapatkan koleksi tas & koper terbaru untuk menemani perjalanan dinas kamu ke luar kota dengan aman dan nyaman.